À partir de quand un DPO est-il obligatoire pour une entreprise ?

Quand est-il nécessaire de désigner un DPO pour son entreprise ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) prévoit les cas dans lesquels la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPD ou DPO, Data Protection Officer) est obligatoire. Si votre entreprise est l’une d’elles, vous devrez nommer un DPO, interne ou externe… sauf si vous parvenez à démontrer que votre activité ne requiert pas la désignation d’un DPO.

DPO en entreprise : définition et rôle

Le Délégué à la Protection des Données (DPO) est la personne chargée de garantir le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) au sein des entreprises. Son rôle consiste principalement à protéger les données personnelles et à s’assurer que l’entreprise respecte la réglementation. Le DPO a une fonction d’information, de conseil et de contrôle concernant la protection des données. Il est chargé d’analyser les risques liés aux traitements de données et de collaborer avec les autorités de contrôle tout en documentant ses actions.

Outre sa fonction de conseil, le DPO est responsable de la mise en œuvre et du suivi des politiques internes de protection des données au sein de l’entreprise. Il doit également sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques en matière de traitement des données personnelles. Le DPO réalise des audits réguliers pour vérifier que les procédures mises en place pour traiter les données sont conformes et sécurisées. En cas de violation ou de perte accidentelle des données, le DPO doit réagir rapidement pour limiter les impacts et coordonner les mesures correctives à prendre. Sa mission varie en fonction des caractéristiques spécifiques de chaque entreprise.

Il faut savoir que le DPO doit être un expert de la législation sur la protection des données et de la gestion des informations. Le DPO est donc une personne possédant des compétences informatiques, juridiques, et parfois administratives ou financières. Des connaissances en droit des données, une bonne compréhension sectorielle, ainsi que des capacités de communication et une éthique professionnelle sont un minimum indispensables. Si le DPO peut être une personne interne à l’entreprise, il est aussi possible de faire appel à un DPO externe, notamment pour les plus petites structures où les ressources internes ne sont pas forcément disponibles. Le DPO doit être en mesure d’exercer sa fonction et doit le faire en toute indépendance. Il faut également préciser que si le DPO n’est pas personnellement responsable en cas de non-conformité de l’entreprise aux régulations, il doit tout de même s’assurer qu’il ne soit pas mis dans cette situation.

Les critères qui rendent obligatoire la désignation d’un DPO

Plusieurs des critères définis par le RGPD font qu’une entreprise ou un organisme doit obligatoirement désigner un DPO. D’abord, si l’activité principale de l’entreprise ou de l’organisme consiste en un traitement de données qui exige un suivi régulier et systématique à grande échelle, alors la désignation d’un DPO est obligatoire. C’est le cas par exemple lorsque :

• une entreprise suit en permanence les comportements des utilisateurs sur Internet ;
• une institution financière surveille quotidiennement des millions de transactions bancaires.

Ainsi, tous les organismes publics, quel que soit le type ou le volume de données traitées, sont tenus de désigner un DPO. Cela s’applique aux différents niveaux de l’administration publique, y compris les municipalités et les agences gouvernementales. Pour une entreprise privée, cependant, il faut davantage tenir compte du type de données et du volume du traitement pour déterminer si la désignation d’un DPO est obligatoire. Parmi les critères qui permettent d’évaluer ce volume, on trouve notamment :

• le nombre total de données traitées ;
• le nombre total de personnes concernées par le traitement ;
• la nature des données (notamment si elles sont sensibles) ;
• la durée pendant laquelle les données seront traitées ;
• la situation géographique des personnes concernées.

Enfin, une entreprise ou un organisme doit désigner un DPO dès lors qu’il traite à grande échelle certaines catégories particulières de données personnelles telles que :

• les données relatives à la santé ;
• les opinions politiques ;
• les données biométriques.

Cet ensemble de données est considéré comme sensible et mérite une protection spéciale. Même lorsque la désignation d’un DPO n’est pas strictement requise par la loi, il est toujours recommandé d’en nommer un afin de respecter les meilleures pratiques.

Voici quelques autres critères qui peuvent rendre obligatoire la nomination d’un DPO :

• Le traitement de données est associé à des activités de surveillance systématique de personnes à grande échelle.
• Le traitement de données concerne des personnes vulnérables, telles que les enfants ou les personnes en situation de handicap.
• Le traitement de données est effectué par des organisations dont l’activité principale consiste en la recherche scientifique ou historique.
• Le traitement de données est réalisé dans le cadre d’une activité professionnelle qui exige une attention particulière aux risques liés à la vie privée.

En somme, bien que certaines conditions fassent de la nomination d’un DPO une obligation, toute organisation réalisant un traitement de données personnelles a tout intérêt à envisager cette désignation afin de garantir et renforcer la conformité de ses activités ainsi que la protection des droits des personnes concernées.

Quelles sanctions en cas de non-conformité ?

Tout organisme qui ne respecterait pas son obligation de désigner un DPO s’expose à de lourdes sanctions. Ainsi, le RGPD prévoit des amendes administratives pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’organisme concerné, le montant le plus élevé étant retenu. L’objectif de ces sanctions est de pousser les organismes à se conformer aux règles en matière de protection des données.

Outre les conséquences financières, la non-conformité à cette obligation peut également ternir l’image de l’organisme. La confiance des clients, partenaires et investisseurs pourrait être mise à mal si l’entreprise est jugée comme négligeant la sécurisation des données personnelles. En retour, l’organisme pourrait perdre sa clientèle et rencontrer des difficultés pour établir de nouveaux partenariats ou conclure affaires.

D’ailleurs, les entreprises peuvent également faire face à des poursuites judiciaires intentées par ces personnes, qui pourraient demander réparation du préjudice subi du fait d’une mauvaise gestion de leurs données personnelles. Ce type de situation peut entraîner des frais importants et mettre une pression supplémentaire sur les équipes internes.

Nommer un DPO : obligations et bonnes pratiques

Les entreprises qui mettent en place un DPO doivent s’assurer que la personne retenue peut assumer cette fonction et dispose des compétences et de l’expertise nécessaires. Le DPO doit avoir une bonne connaissance des lois relatives à la protection des données mais également d’une large vue d’ensemble sur les opérations internes de l’entreprise. Il est également essentiel qu’il soit capable de communiquer aisément avec toutes les parties prenantes, y compris avec les autorités de contrôle.

Il est conseillé de formaliser les missions et responsabilités du DPO dans une charte ou document similaire pour assurer davantage de clarté et de transparence dans ses fonctions. Le DPO doit pouvoir accéder directement et sans limitation à la direction de l’entreprise afin de signaler tout problème de conformité pouvant survenir et proposer des solutions.

Enfin, il appartient aux entreprises de s’assurer que le DPO dispose des ressources nécessaires à sa mission, notamment en termes de formation continue et d’accès aux outils technologiques adéquats. La formation continue jouera un rôle clé pour garantir que le DPO reste à jour sur les évolutions du secteur en matière de protection des données. Un DPO interne pourra être plus à même d’avoir une bonne compréhension de l’organisation alors qu’un DPO externe pourra apporter sa précieuse expertise. Le choix entre un DPO interne ou externe doit être pris en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, mais dans tous les cas, le DPO doit disposer d’une solide connaissance du droit et de la protection des données. Rappelons que le RGPD s’applique à toutes les entreprises qui traitent des données personnelles concernant des citoyens européens.