Lorsqu’un client ne s’acquitte pas d’une facture, il convient d’agir rapidement pour l’inciter à le faire. Relancer un client dont la facture est impayée est un exercice délicat à maîtriser si vous ne souhaitez pas altérer votre relation commerciale. Nos conseils pour relancer une facture impayée.
Les bonnes pratiques pour relancer une facture impayée
Relancer une facture impayée est un exercice compliqué, mais en suivant les bonnes pratiques, vous pouvez le faire efficacement et de manière professionnelle.
En 2023, 82 % des entreprises françaises ont été confrontées à des retards de paiement avec un délai moyen de paiement à 48 jours. D’où l’importance de savoir gérer ces situations surtout pour les plus petites qui sont souvent les plus touchées. La première chose à faire avant de relancer une facture impayée est de vérifier vos conditions générales de vente ainsi que les modalités de paiement convenues avec votre client.Vérifiez bien que le délai de paiement a été dépassé avant de relancer la facture. Il convient également de vérifier la solvabilité des clients afin d’éviter les mauvais payeurs qui pourraient entrainer un nouvel impayé. Parfois, une simple erreur ou un oubli du côté du client sont la cause du non-paiement.
La communication est primordiale dans le processus de relance d’une facture impayée. Il est recommandé d’effectuer dans un premier temps un contact amical souvent par e-mail ou par téléphone.Pour cela, il convient d’adopter un ton courtois et professionnel afin de préserver la bonne relation commerciale installée jusqu’alors. N’hésitez pas à mentionner les détails de la facture (montant, date d’échéance) et proposer éventuellement des solutions (délais supplémentaires…) pour faciliter le règlement de la dette.C’est essentiel si vous ne voulez pas détériorer votre relation commerciale, il faut éviter les relances agressives au départ.
Si vous n’avez pas de réponse à votre premier relance, il est important de vous doter d’une procédure de relance. Vous pouvez notamment adresser une lettre de relance plus officielle. Dans cette lettre, soyez précis et rappelez les termes de l’accord passé, en mentionnant le numéro de la facture, le montant du paiement et la date d’échéance. Indiquez les conséquences possibles d’un non-paiement mais soyez toutefois ouvert à la discussion si votre client rencontre des problèmes financiers. Sachez que le délai de prescription pour recouvrer une créance est de 5 ans entre professionnels et 2 ans pour les particuliers.
Néanmoins vous pouvez continuer les relances amiables au-delà de ce délai, car parfois la transparence et l’empathie peuvent débloquer certaines situations difficiles.
Enfin si vous ne recevez aucune réponse à votre relance, vous pouvez envisager l’envoi d’une mise en demeure. L’envoi de vos relances peut se faire par email ou bien par lettre recommandée afin de conserver une preuve de leur bonne réception.
Comment bien relancer ses clients : outils et stratégies
Bien sûr, vous pouvez compter sur des outils numériques pour vous aider à gérer vos factures impayées.
Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) et les plateformes de facturation et de paiements automatisés permettent d’assurer le suivi des paiements et la relance systématique des clients. Ces outils offrent des fonctionnalités telles que l’envoi automatique de rappels, la création d’un historique des paiements ou encore la personnalisation des messages de relance. En vous appuyant sur ces technologies, vous gagnez en efficacité et évitez le risque d’erreurs humaines.
Une stratégie préventive est d’ailleurs de relancer les clients avant même l’échéance du paiement. En automatisant cette relance avec un outil numérique, vous rappelez aux clients leurs obligations financières et réduisez le risque de retard.
Autre stratégie efficace : segmenter les clients selon leur historique de paiement. Repérez les clients qui ont tendance à ne pas payer à temps et adaptez vos méthodes de relance en fonction.
Par exemple, un client fidèle qui a toujours payé dans les délais mais fait face à un retard exceptionnel peut nécessiter une approche plus humaine, alors qu’un client récurrent qui ne respecte jamais les délais a besoin d’une relance plus ferme.
Pour améliorer l’efficacité du processus de relance, voici quelques pistes concrètes :
- Exploiter des outils d’analyse pour anticiper les comportements de paiement par typologie de client.
- Établir des règles précises concernant les délais de paiement et les conséquences en cas de non-respect.
- Rendre les messages plus personnels en incluant le nom du client et des éléments relatifs à ses précédentes transactions.
- Prévoir plusieurs modes de communication (email, téléphone, SMS) pour répondre aux différentes habitudes des clients.
- Définir un calendrier de relance permettant un suivi régulier sans être trop intrusif.
Ainsi, vous pourrez également envisager d’améliorer votre efficacité globale grâce à la simplification du processus de relance. Pour ce faire, n’hésitez pas à solliciter une société de recouvrement ou à vous équiper d’un logiciel spécialisé. De même, investir dans la formation de vos équipes en charge du recouvrement est une excellente idée. Sensibilisez-les aux bonnes pratiques communicationnelles mais également aux techniques de négociation. Votre personnel saura prendre en main les situations délicates avec professionnalisme et augmentera ainsi votre chance d’un recouvrement rapide. Un atout précieux pour toute entreprise cherchant à améliorer son processus de relance.
Que faire en cas d’échec du recouvrement amiable ?
Si malgré votre détermination, le recouvrement amiable échoue, il vous faudra envisager d’autres solutions.
Avant de vous tourner vers des tiers, nous vous conseillons d’adresser une à trois lettres recommandées, la dernière prévenant d’une éventuelle action en justice.
Vous pouvez alors solliciter les services d’une société de recouvrement spécialisée dans la gestion des créances difficiles. Généralement agissant en dernier recours, ces entités peuvent proposer des solutions variées allant de la simple médiation jusqu’à l’action judiciaire. D’après les statistiques, elles prennent souvent un pourcentage sur les petites créances qu’elles réussissent à récupérer, un détail non négligeable.
Afin d’optimiser vos chances de réussite, n’hésitez pas à peser le pour et le contre avant de passer par des tiers. Les sociétés de recouvrement facturent leurs services et si certains montants sont fixes, d’autres sont déterminés par un pourcentage sur la somme récupérée.
En cas d’inefficacité des services d’une société de recouvrement, l’étape suivante consistera à engager une action en justice type injonction de payer. Souvent appréhendée comme un dernier recours en raison du temps et de l’argent nécessaires à sa mise en œuvre, cette solution s’avère parfois indispensable pour faire respecter ses droits.
Dans ce cas précis, nous vous recommandons vivement de prendre contact avec un avocat qui saura vous aiguiller quant aux suites à donner et aux démarches nécessaires.
